14 novembre 2023 Par Simon Arnoult, chef de projet Proginov Finances Même si sa date d’entrée en vigueur a été reportée, l’arrivée de la Facture Électronique dans les entreprises va profondément modifier les processus internes de validation des factures fournisseurs et frais généraux. Pour faciliter cette transition, Proginov a simplifié techniquement, mais également en termes d’usages, son portail de validation des factures fournisseurs. Des usages qui vont disparaître Puisque désormais, à l’issue de la mise en place de la réforme, plus aucune facture papier ne circulera, finis donc les échanges de factures via des parapheurs entre les services comptables et les directions des services ! Mais finis aussi, les échanges de factures PDF par e-mail, car le format de la Facture Électronique est un fichier structuré qui ne comporte pas obligatoirement un fichier « lisible » par le commun des mortels. Cela va donc contraindre les organisations à utiliser d’autres moyens de validation des factures. Le portail de validation des factures fournisseurs Proginov propose donc avec son logiciel Proginov Finances, un portail Web de validation afin de dématérialiser ce processus. Ce portail permet aux comptables de transmettre aux valideurs ou responsables les informations nécessaires : éléments comptabilisés, mais aussi commentaires, feuilles jointes, PDF, etc. Il offre aussi plus de flexibilité qu’un accès à l’ERP ou Proginov Finances (même si la validation peut également se faire à partir de ces deux applications), car avec le Web, finies les problématiques de sites distants ou de personnes en déplacement. Par ailleurs, une facture peut avoir une équipe de valideurs constituée de plusieurs intervenants pour pallier les difficultés liées aux périodes de congés par exemple. Un intervenant peut également désigner une autre personne, s’il ne s’estime finalement pas être le bon interlocuteur. Et le portail intègre en outre la notion de vérifieur et de valideur. Un gain de temps et une meilleure gestion des litiges Le comptable est alerté en temps réel du statut de la facture et du commentaire apposé par le responsable. L’outil dispose d’une gestion des litiges intégrée. La facture bloquée peut donc être accompagnée d’un commentaire expliquant le litige. Ainsi, si le comptable est relancé par le fournisseur, il aura tous les éléments à sa disposition pour donner des explications. Une fois que les intervenants ont validé la facture, elle devient instantanément bonne à payer par le service comptabilité. Une solution nécessaire à l’avenir Avec la disparition du papier, toutes les organisations devront mettre en place un système équivalent à celui-ci. Autant ne pas attendre le dernier moment ! Si vous avez un système d’océrisation, vous l’avez probablement déjà mis en place, sinon, il est également possible de l’installer : les PDF des factures sont, dans ce cas, liés à l’écriture et stockés dans la GED.
