28 mars 2023 Le passage à la facture électronique va devenir obligatoire pour toutes les entreprises, selon leur taille, entre 2024 et 2026. En quoi cela consistera-t-il ? Faut-il abandonner tout projet de dématérialisation d’ici là ou au contraire les enclencher ? Votre ERP sera-t-il prêt ? C’est à ces questions que cet article va tenter de répondre. De quoi parle-t-on ? Il s’agit d’une réforme gouvernementale qui s’appliquera entre 2024 et 2026. D’une part, elle oblige toutes les entreprises à accepter les factures électroniques (format électronique structuré XML), à différencier des factures dématérialisées, de leurs fournisseurs dès le 1er juillet 2024, soit de manière automatique et intégrée à leur logiciel de gestion, soit en la récupérant manuellement sur une plateforme dédiée. D’autre part, elle oblige également les entreprises à émettre leurs factures électroniques selon un agenda en fonction de leur taille : 1er juillet 2024 pour les Grandes Entreprises, 1er janvier 2025 pour les Entreprises de Taille Intermédiaire et 1er janvier 2026 pour les Petites et Moyennes Entreprises et microentreprises. Qu’est-ce qu’on entend par facture électronique ? Les changements imposés par le gouvernement portent sur deux volets : le format du document et sa transmission. La facture est dématérialisée et composée d’un fichier normé, avec ou sans PDF. Elle est transmise au client par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation privée ou publique (flux e-invoicing). Ce système s’appliquera pour toutes les transactions B2B en France, mais aussi en B2G (Business to Government). L’envoi de facture par PDF (sans fichier XML) ou papier sera interdit. En B2B international ou en B2C, l’envoi de facture par PDF (sans fichier XML) ou papier restera autorisé, mais l’entreprise aura une obligation de transmission des montants et TVA au format électronique (flux e-reporting) à une plateforme de dématérialisation (privée ou publique). Comment procéder ? Chaque entreprise doit identifier sa date de mise en application afin de savoir à quelle échéance elle doit se préparer. Chaque entreprise devra choisir si elle veut travailler avec le Portail Public de Facturation (PPF) ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Ces dernières sont en train de se préparer. Elles offriront des services supplémentaires par rapport au PPF. Elle doit mettre à jour les informations fiscales de ses clients et fournisseurs (SIREN, SIRET, TVA). Ces informations deviennent obligatoires sur les factures électroniques. Pour que la transition se passe dans les meilleures conditions, il est recommandé de cartographier les procédures internes de facturation entrante et sortante. Il est important de distinguer les différentes typologies de factures, ainsi que de bien identifier les acteurs de la facturation : réception, contrôle, paiement, émission, suivi, relance. Elle devra communiquer vers ses clients, sur les nouvelles modalités de transmission des factures. Faut-il stopper tout projet de dématérialisation en attendant cette mise en œuvre ? Commencer maintenant un projet de dématérialisation donnera une longueur d’avance sur la mise en œuvre 2024-2026. En effet, cela permet de s’approprier la démarche de dématérialisation qui constitue un vrai changement d’habitude pour les utilisateurs. De plus, l’entreprise bénéficiera plus rapidement des avantages de la dématérialisation, comme les économies de papier, la réduction des coûts de facture ou encore le raccourcissement des délais d’envoi et de transmission des factures. Par ailleurs, le projet de facture électronique ayant pour périmètre le B2B France et B2G, les procédures de dématérialisation de factures hors facture électronique perdureront pour tout ce qui concerne l’international. Votre éditeur sera-t-il prêt ? Pour s’informer sur ces sujets et se tenir prêts, les éditeurs ont divers moyens. Proginov a participé aux échanges organisés sur le sujet par l’association SDDS (Simplification et Dématérialisation des Données Sociétés), est membre du FNFE (Forum National de la Facture Électronique) et de la communauté de communication relais B2B sur le Lab Chorus. Tout est donc mis en œuvre pour répondre à l’obligation de dématérialisation des factures 2024-2026.
