19 octobre 2021 Par Adeline Daviaud, Juriste, Hervé Louis, Responsable produit Proginov ERP et François Menuet, Chef de Projet Proginov Finances On nous pose souvent la question de la durée minimale obligatoire de conservation des documents et des données, que ce soit dans l’ERP ou plus généralement. La réponse n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît, car elle comporte plusieurs volets. Essayons d’apporter quelques éclaircissements sur le sujet ! Dans l’ERP Proginov a créé dans l’ERP une console d’épuration qui autorise les suppressions à partir de 6 ans. Car légalement, les données liées aux achats et aux ventes du devis jusqu’à la facture (ainsi que tout ce qui figure sur les documents liés, comme les lots) et toute la traçabilité des modifications des données qui contribue à la PAF (Piste d’Audit Fiable) doivent être conservées 6 années pleines minimum. Pendant toute cette durée, en cas de litige ou de demande de l’administration, vous devrez être en mesure de produire un Bon de Livraison, une commande fournisseur, un ARC (Accusé de Réception de Commande client), etc. Pour les autres données, comme les consommations, les historiques de prix ou de conditions, par exemple, la console de Proginov ERP est programmée pour des durées personnalisables (1 an, 3 ans…) à des fins de cohérence, mais la conservation de cette donnée n’est pas encadrée. Par ailleurs, depuis la mise en place du RGPD, vous devez faire attention aux données personnelles, et en particulier aux correspondants stockés dans l’ERP. Les correspondants désactivés des clients ou des fournisseurs doivent être supprimés, mais on veillera à bien garder les factures au minimum 6 ans. L’automatisation des suppressions peut être activée dans Proginov ERP : par exemple, quand on est en BtoC, on peut supprimer tous les prospects dont aucun devis n’aurait été transformé depuis un an. Mais ce choix reste à votre appréciation et votre interprétation du délai raisonnable imposé par le RGPD au regard de votre secteur d’activité. Les pièces comptables Les délais de conservation des documents comptables sont régis par le code du commerce. Ils sont de 10 ans à partir de la clôture du dernier exercice (10 ans + l’année en cours, donc). En revanche pour les documents fiscaux, le droit de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration est de 6 ans dans la plupart des cas. Les données RH Les doubles des bulletins de salaire ont, quant à eux, une durée de conservation minimum de 5 ans pour l’entreprise.Les données du salarié doivent être conservées 5 ans à compter du départ du salarié. En application du RGPD, en règle générale d’ailleurs, les données RH sont calées sur 5 ans. En résumé… ou en détail Bref, vous l’aurez compris, la question n’est pas simple et l’on doit faire attention à ce que l’on fait lorsque l’on a pour objectif de réduire la taille de ses bases de données.En résumé, si vous voulez faire les choses le plus simplement possible, retenez qu’hormis les données personnelles soumises au RGPD et quelques exceptions telles que les documents d’acquisition et de cession de biens immobiliers (30 ans), si vous conservez le reste 10 ans, vous devriez répondre à tous les besoins. Et si vous préférez regarder tout cela dans le détail, l’administration française a listé l’ensemble des durées par type de document. Vous pouvez consulter cette liste via ce lien : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F10029.
