17 novembre 2021 Par Simon Arnoult, chef de projet comptabilité chez Proginov L’intérêt d’installer le circuit de validation des factures fournisseurs dématérialisé est de faire valider le bon à payer par les personnes qui ont initié la commande du bien ou du service, qu’elles aient ou non un accès à l’ERP ou à la comptabilité. Cette tâche est encore souvent réalisée sur papier à l’aide d’un parafeur préalablement alimenté par le service comptabilité. Or, très vite, ce système présente ses limites : une facture non validée peut parfois bloquer tout le parafeur, le comptable ne sait souvent pas pourquoi une facture est bloquée, etc., et dès lors que l’entreprise est multisite, l’affaire se complexifie. Le principe du circuit dématérialisé s’appuie sur un portail web, accessible depuis un PC ou un smartphone, par lequel le valideur pourra visionner les pièces et les informations comptables liées (compte de charge, analytique, commentaires…), valider les factures ou émettre un litige pour qu’elles soient bloquées. Ce litige peut également être commenté par sa nature par exemple. Ainsi, le comptable dispose à tout moment de cette information utile en cas de relance du fournisseur. Concrètement, dans l’ERP, pour chaque fournisseur, on peut associer un ou plusieurs valideurs. Quand une facture est saisie, elle hérite par défaut du circuit prédéfini, mais ce schéma peut être modifié à tout moment par le comptable. Un valideur peut également transférer cette demande de validation à une autre personne. Une facture saisie est par défaut bloquée. Les valideurs reçoivent un message généré par le moteur de workflow pour leur notifier qu’ils ont une facture en attente de validation. La facture est bonne à payer lorsque le circuit complet est achevé. La validation des factures fournisseurs dématérialisée sécurise le circuit, informe le comptable en temps réel de l’état des pièces, et concentre les équipes sur des tâches à meilleure valeur ajoutée. Bref, que des avantages !
