15 janvier 2025 Par Landry Le Mouëllic, chef de projet Proginov Finances et Mathieu Hégron, analyste-programmeur Proginov Finances Les factures arrivent aujourd’hui de canaux très différents, ce qui ne sera plus le cas demain avec la mise en œuvre de la réforme de la facture électronique. Pour autant, ces factures doivent et devront toujours être validées avant l’émission du bon à payer. Pour cela, le portail de validation des pièces fournisseurs peut déjà être mis en place, sans attendre la réforme. Les factures se présentent aujourd’hui en format papier, par e-mail ou via des plateformes de téléchargement (souvent l’apanage des grandes entreprises comme les opérateurs de téléphone, les fournisseurs d’énergie, etc.). Que se passe-t-il alors dans les entreprises pour faire valider ces factures ? On scanne ou on photocopie le format papier, on télécharge la pièce jointe de l’e-mail ou de la plateforme, de manière manuelle ou automatique.La plupart du temps, le document est transféré par e-mail ou même imprimé, afin de l’insérer dans un parafeur pour le circuit de validation. Et demain avec la facture électronique ? Les e-factures arriveront via les PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire). Elles seront téléchargées manuellement ou automatiquement pour être intégrées en factures de marchandises ou de frais généraux, pour être ensuite mises à disposition dans le circuit de validation. Le portail de validation des pièces fournisseurs Que l’on soit sur le premier schéma ou demain sur le second, Proginov propose un portail de validation des pièces fournisseurs permettant de déclencher automatiquement un circuit de validation dès l’arrivée des pièces dans Proginov Finances. Ce circuit consiste à faire vérifier les pièces, les faire valider (par une personne différente si besoin) afin de déclencher le bon à payer. Il est administrable depuis Proginov Finances, Proginov ERP, ou depuis le portail de validation des factures fournisseurs avec un PC ou un smartphone (pour des personnes qui n’ont pas d’accès à l’ERP ou à la comptabilité.). Le portail propose différentes fonctionnalités optimisées pour l’usage de chaque entreprise. Il est, en particulier, possible de définir un seuil au-delà duquel deux étapes distinctes sont imposées : par exemple au-delà de 5 000 €, le vérifieur et le valideur ne doivent pas être identiques. La liste des personnes qui peuvent être amenées à valider une pièce sont gérées dans l’ERP et regroupées en équipe pour ne pas bloquer les flux en cas d’absence. Il peut s’agir d’une équipe de direction, de direction commerciale, de production, de logistique, etc. Ils peuvent ne pas avoir accès à l’ERP, et se connecter via le portail web grâce à leur identifiant et leur mot de passe. Pour les structures plus importantes, un dispatcheur peut être nommé. C’est par exemple nécessaire quand le service comptabilité ne connaît pas tous les destinataires des factures. Dans ce cas, le circuit passe par ce dispatcheur qui identifie les bons interlocuteurs. Mise en œuvre de la réforme de la facture électronique La facture électronique arrive à grands pas, et il est important de commencer dès aujourd’hui à s’y préparer. Intégrer le circuit de validation des factures dématérialisées peut être un bon préambule pour aider les utilisateurs dans cette transition.
