30 octobre 2024 La qualité de la donnée est essentielle dans l’ERP, et le workflow est un outil qui permet d’aider à la saisie pour fiabiliser la donnée et d’automatiser des processus, qu’ils soient complexes ou non. Si le workflow de Proginov était déjà un outil puissant (voir article), la version 6.0 de Proginov ERP apporte une nouvelle ergonomie, deux modes de création (simple ou avancé) et quelques fonctionnalités supplémentaires. Le but du workflow, outil de no code par excellence, est de rendre les utilisateurs autonomes sur leurs paramétrages.La nouvelle fonctionnalité des workflows permet d’initialiser des valeurs en dynamique, de réaliser des modifications de valeurs ou des modifications graphiques, et d‘ajouter des vérifications spécifiques aux processus de l’entreprise. On entend par modification graphique, l’obligation de rendre une zone visible, modifiable, obligatoire ou d’ajouter une aide à la saisie. Voici quelques exemples d’usage lors de la création d’une fiche client. Initialisation des valeurs en création Une fiche en création peut, grâce à la typologie renseignée (entreprise ou particulier), automatiquement initialiser la civilité et la famille client (M. Mme pour un particulier ou forme juridique pour une entreprise). Autre exemple d’initialisation, le commercial est automatiquement attribué en fonction de celui qui crée la fiche (lui-même en l’occurrence). La modification de champ Le workflow en modification de champ sur une fiche permet par exemple de mettre à jour une case de catégorisation du client (Gold, Silver, Bronze) en fonction du potentiel de chiffre d’affaires saisi, de rendre l’échéance dépendante de l’encours ou encore d’automatiser une valeur de blocage sur l’encours. Autre exemple intéressant : en fonction du pays, si c’est la France, les zones SIRET et Identification UE apparaissent, si c’est un pays de l’Union Européenne, seule la zone pour renseigner le code UE est activée, si c’est un pays hors UE, aucun champ ne s’affiche. La vérification de champ Pour continuer avec l’exemple précédent, une fois le champ Identification UE renseigné, le workflow peut vérifier la cohérence entre le numéro saisi et le pays renseigné : si le code lettre ne correspond pas au pays, la validation de la fiche n’est pas possible. La validation globale Au moment de la validation de la fiche, une vérification de cohérence peut être ajoutée. Un message d’alerte peut par exemple signaler que le client a un encours autorisé, mais est renseigné en paiement comptant. Ce message peut être bloquant ou non selon le paramétrage réalisé. Le workflow fiabilise la saisie des données avant même qu’elles soient enregistrées dans l’ERP. Il permet également de créer des modèles de workflow par type et conserve la traçabilité de ce qui a été réalisé, un élément très utile dans le cas de workflows très complexes ou réalisés par des prédécesseurs pour comprendre leur fonctionnement et éventuellement corriger une erreur de comportement.
