21 décembre 2021 Par François Menuet et Bertrand Rondeau, chefs de projet Proginov Finances Avant de clôturer une période ou un exercice, il convient de vérifier si toutes les écritures sont correctes et comptabilisées. Pour rappel, la validation comptable consiste à figer les différents éléments d’écriture de façon telle que toute modification ultérieure de l’un de ses éléments soit impossible. Pour mémoire également, la réouverture d’un exercice clôturé à des fins de modification ou de suppression des écritures comptables est interdite conformément aux articles 921-3 et 921-4 du plan comptable général. Pour aider ses clients dans ces démarches, Proginov Finances distingue deux types de fonctionnalités : certaines réversibles, d’autres non. Les fonctionnalités réversibles En fonction de ses circuits de contrôle, une entreprise peut avoir besoin de fonctionnalités réversibles. Dans Proginov Finances, les profils responsables peuvent en utiliser deux. Le blocage en saisie des mois ou des journaux, tout d’abord, n’empêche pas la modification des pièces déjà saisies, mais empêche la création d’une nouvelle écriture en comptabilité. Il peut être automatisé mensuellement. Le verrouillage des écritures, complète le contrôle interne, en empêchant la modification / suppression de la production comptable existante. Le déverrouillage comme le déblocage sont accessibles à tout moment par les profils responsables. Ces étapes sont la plupart du temps préalables aux fonctions irréversibles. Les fonctionnalités non réversibles Comme l’impose la réglementation comptable et fiscale, d’autres fonctions sont irréversibles. Tout d’abord, la validation comptable des écritures interdit toute modification. Cela permet par exemple, et comme la règlementation fiscale le prévoit, que les écritures soient validées lors de l’établissement de la déclaration de TVA. Ensuite, la clôture mensuelle fige la période de manière définitive. La clôture du dernier mois de l’exercice empêche, par conséquent, tout ajout sur l’exercice courant (attention, de ce fait à ne pas la réaliser trop tôt). Enfin, la clôture de l’exercice permet l’archivage des données et le calcul du report à nouveau. Il convient donc, avant de réaliser vos clôtures mensuelles ou annuelles, de vous assurer qu’il n’y aura pas d’écritures à ajouter sur la période concernée.
